المواعيد النهائية والصلاحية والتذكيرات

في Circularo، يختلف مفهوم الموعد النهائي عن مفهوم الصلاحية.

يتم تعيين صلاحية المستند أثناء رفعه، مما يعني أن المستند قد يحتاج إلى التجديد أو يصبح قديمًا بمجرد الوصول إلى تاريخ معين.

على الجانب الآخر، يتم تعيين الموعد النهائي لمعالجة المستند أثناء عملية التوقيع، مما يعني أن المستلمين لن يتمكنوا من معالجة (توقيع، موافقة...) أو الوصول إلى المستند بمجرد انتهاء الطلب.

يمكنك إرسال تذكير لضمان التزام المستلمين بالموعد النهائي، وهو إشعار يذكرهم بضرورة معالجة طلبك قريبًا.

الصلاحية

تساعدك ميزة الصلاحية على إدارة المستندات التي تتطلب إجراءات بعد فترة زمنية معينة أو تلك التي تحتاج إلى تجديد أو تخضع لتاريخ انتهاء صلاحية.

لا تؤثر الصلاحية على صحة التوقيعات على المستند؛ حيث تبقى التوقيعات سارية وملزمة حتى بعد انتهاء الصلاحية.

يمكنك تسهيل البحث عن هذه المستندات باستخدام خيار الصلاحية في البحث المتقدم، مما يتيح لك متابعة المستندات التي تقترب من موعد التجديد أو ما شابه.

تعيين صلاحية المستند

• مستند جديد

• قم برفع المستند وتعيين تفاصيله.

• انقر على أيقونة التقويم واختر تاريخ انتهاء الصلاحية.

تغيير صلاحية المستند

• افتح معاينة المستند.

• انقر على "تعديل التفاصيل".

• انقر على أيقونة التقويم في حقل الصلاحية.

• قم بتغيير تاريخ الصلاحية حسب الحاجة.

ستتمكن من رؤية تاريخ الصلاحية المحدد عند فتح المجلد الذي يحوي المستند.

المواعيد النهائية

الموعد النهائي لمعالجة المستند هو تاريخ محدد يجب أن تُستكمل فيه عملية التوقيع.

تعيين موعد نهائي للمعالجة

يمكن تحديد المواعيد النهائية خلال الخطوة الأخيرة من بدء عملية التوقيع. تحديد الموعد النهائي للمعالجة اختياري، وفي حال لم تقم بتعيين موعدًا نهائيًا، سيكون لدى المستلمين وقت غير محدود لمعالجة طلبك.

عند تعيين الموعد النهائي لمعالجة مستندك، يمكنك اختيار استخدام فترات زمنية محددة مسبقًا أو تحديد تاريخ معين من التقويم.

تعيين الموعد النهائي للمعالجة يعني أن المستلمين سيستلمون تلقائيًا تذكيرًا بمعالجة المستند قبل 72 ساعة من انتهاء الموعد. يمكنك أيضًا إضافة المزيد من التذكيرات التلقائية.

ماذا يحدث عندما لا يلتزم المستلمون بالموعد النهائي؟

• ستفشل عملية التوقيع.

• ستتحول حالة المستند إلى "فشل".

• سيفقد المستلمون إمكانية الوصول إلى المستند.

• الطريقة الوحيدة لتوقيع المستند بنجاح هي بدء عملية توقيع جديدة (طلب جديد).

التذكيرات

يمكنك تذكير المستلمين بمستنداتك التي يتعين عليهم معالجتها.

التذكيرات يمكن إرسالها للمشاركين الذين استلموا مستندًا ولكن لم يقوموا بمعالجته بعد. سيستلم المستلم إشعارًا يتضمن رابطًا يقوده إلى خطوة الإجراء المطلوب. يمكن القيام بذلك يدويًا لمستند معين أو إعداد تذكيرات تلقائية.

تذكير المستلمين يدويًا

1. افتح المستندات.

2. انتقل إلى علامة التبويب "بانتظار الآخرين"، واختر مستندًا يتم معالجته حاليًا.

3. انقر على "تذكير".

4. ستفتح نافذة لتأكيد الإجراء وإرسال التذكير إلى المستلم التالي.

تعيين التذكيرات التلقائية

1. أثناء مرحلة المراجعة والإرسال في عملية التوقيع، انقر على "تعيين التذكيرات".

2. اختر وقت التذكير الأول إما من فترة زمنية محددة مسبقًا أو من تاريخ مخصص.

3. حدد تكرار التذكيرات.

4. حفظ.

حتى مع التذكيرات التلقائية، يمكنك دائمًا تذكير المستلم يدويًا. تعيين الموعد النهائي لمعالجة المستند يؤدي إلى إنشاء تذكيرًا تلقائيًا قبل 72 ساعة من انتهاء صلاحية المستند.