أمان المستندات

الحفاظ على أمان مستنداتك وضمان أصالتها وسلامتها هو أولويتنا القصوى.

في هذا الفصل، ستتعلم كيف يمكننا مساعدتك في حمايتها من الوصول غير المصرح به، والتلاعب، وأي تهديدات محتملة أخرى.

داخلي

صلاحيات الوصول

متوفر لباقات Business و Enterprise

خاص - أي مستند تقوم برفعه دون تحديد وجهته سيكون خاصًا ولن يتمكن أحد سواك من الإطلاع عليه.

جميع مجلداتك خاصة أيضًا. إذا قمت برفع مستند في مجلد، فسيكون خاصًا ما لم تشارك ذلك بشكل صريح مع مستخدم داخلي أو مستلم خارجي. لا يمكن مشاركة المجلدات بالكامل.

مشترك - أي مستند يتم رفعه إلى المجلدات المشتركة يمكن أن يكون خاصًا (مرئيًا لك فقط) أو عامًا (مرئيًا لكامل المؤسسة) وفقًا لإعدادات المجلد الوجهة. يمكن تعديل هذا الإعداد لاحقًا على مستوى المستند. يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كان بإمكان المستخدمين الآخرين تعديل المستند أو المجلد المشترك أو الإطلاع عليه فقط. يمكن تغيير هذا الإعداد في أي وقت.

المجلدات المشتركة متاحة في Circularo Business و Enterprise.

حماية PDF

عند تنزيل مستند ليس بتنسيق PDF بالفعل، لديك خيار تنزيله بتنسيقه الأصلي أو كملف PDF مع قيود.

قم بحماية محتوى مستند PDF الخاص بك عن طريق تحديد أي من القيود أدناه.

• inتقييد التجميع - يمنع استخراج الصفحات أو حذفها أو نسخها أو استبدالها أو تغيير ترتيبها في مستند PDF.

• تقييد الاستخراج - يمنع نسخ محتوى مستند PDF.

• تقييد إمكانية الوصول - يمنع برامج قراءة الشاشة من الوصول إلى محتوى PDF.

• تقييد تعبئة النماذج - يمنع إدخال البيانات في حقول النماذج والتوقيعات حتى عند تعطيل خيار "السماح بالتعليقات التوضيحية".

• تقييد التعديلات - يمنع تعديل محتوى PDF.

• تقييد التعليقات التوضيحية - يمنع إضافة التعليقات التوضيحية النصية أو تعديلها وملء حقول النماذج التفاعلية.

• تقييد الطباعة - يمنع طباعة مستند PDF.

جميع القيود تكون مفعلة بشكل افتراضي.

الشهادات الإلكترونية

جميع المستندات التي تم توقيعها أو ختمها رقميًا في Circularo محمية بشهادات إلكترونية متوافقة مع AATL ومعتمدة دوليًا، تعتمد على HSM، وصادرة عن هيئة إصدار الشهادات الموثوقة في الاتحاد الأوروبي I.CA. يتم التعرف على شهادات قائمة الثقة المعتمدة من Adobe (AATL) والتحقق منها تلقائيًا بواسطة Adobe وعارضات PDF التجارية الأخرى.

يجب أن تستوفي شهادات AATL لوائح صارمة للغاية لحماية الهوية الرقمية لمالك الشهادة.

يمكن التحقق بسهولة من أن مستندك لم يتعرض لأي تلاعب وتم توقيعه بشهادة متوافقة مع AATL عبر Adobe.

جميع المستندات الموقعة رقميًا تحتوي على طوابع زمنية معتمدة صادرة عن I.CA، مما يوفر طريقة موثوقة لتحديد وقت زمني دقيق للبيانات والمستندات الحالية.

 هي عضو في:

• برنامج Microsoft Root

• قائمة الثقة المعتمدة من Adobe (CA/Browser Forum)

• برنامج Root Certificate من Apple

• قوائم الثقة المعتمدة من eIDAS

الختم

Documents can be secured with an electronic certificate without adding any signatures. This can be done

يمكن تأمين المستندات بشهادة إلكترونية دون إضافة أي توقيعات. يتم ذلك عبر عنصر الأمان الختم (المتوفر في قائمة السياق الخاصة بالمستند)، والذي يعمل كختم افتراضي يتيح التحقق من المستند عبر الإنترنت ويكشف ما إذا كان قد تم تعديله بعد ختمه. أي تعديل على مستند مختوم يؤدي إلى كسر الختم.

يمكن للمستخدمين ختم المستندات في أي مرحلة من معالجتها لحمايتها. كما يمكن توقيع المستندات المختومة لاحقًا أو تركها بدون توقيع. ومع ذلك، لا يمكن ختم المستندات الموقعة.

التحقق من المستند

يحتوي كل مستند PDF مُوقَّع على معرّف مستند فريد (DocID) مع رابط تحقق مضمن في شهادة الإتمام. يؤدي النقر على هذا الرابط إلى نقلك تلقائيًا إلى صفحة التحقق الخاصة بنا. كما يمكنك التحقق من صحة التوقيعات باستخدام برامج قراءة PDF مثل Adobe وغيرها.

لدينا صفحة تحقق مخصصة تتيح لك رفع ملف PDF، حيث يقوم نظامنا بفحص صحة أي توقيعات وما إذا كان المستند قد تم تعديله.

تختلف روابط التحقق بناءً على مواقعها، ولا يمكن التحقق من المستندات إلا على نفس النطاق الذي تم إنشاؤها فيه، مما يعني أن المستندات الموقعة في Circularo فقط هي التي يمكن التحقق منها على صفحة التحقق الخاصة بنا.

إذا كان لديك معرّف المستند فقط دون ملف PDF بالكامل، فإن صفحتنا توفر خيار التحقق منه أيضًا.

يرجى ملاحظة أنه عند استخدام معرّف المستند للتحقق، يمكن لنظامنا فقط التحقق مما إذا كان هناك مستند بهذا المعرف في نظامنا وحالته. للتحقق مما إذا كان قد تم تعديل محتوى المستند مقارنةً بالنسخة المسجّلة في نظامنا، يرجى رفع ملف PDF بالكامل.

خارجي

حافظ على سلامة مستنداتك عند التعاون مع مستلمين خارجيين. تعرّف على المزيد حول المشاركة مع مستلمين خارجيين.

مشاركة المستندات مع مستلمين خارجيين

يوفّر Circularo خيارات متعددة لحماية المستندات التي تشاركها مع المستلمين الخارجيين من الوصول غير المصرح به. هناك عدة طرق للتحقق من هوية المستلم.

إذا كان لديك مستلم خارجي محفوظ في جهات الاتصال لديك، يمكنك معرفة المستندات التي تشاركها معه ضمن بيانات الاتصال الخاصة به.

حماية المستندات عند مشاركتها مع مستلمين خارجيين

• الحماية بكلمة مرور: يتيح النظام خيار تعيين كلمة مرور لفتح المستند مباشرةً مع المستلمين الخارجيين. يمكن مشاركة هذه الكلمة مع المستلمين المعنيين خارج منصة Circularo.

• الحماية عبر الرسائل النصية (SMS): تضيف هذه الميزة طبقة أمان إضافية عند المشاركة عبر البريد الإلكتروني، حيث يُطلب من المستلم إدخال رقم هاتفه. وعند محاولة فتح المستند المشترك، يتم إرسال رمز تحقق عبر رسالة نصية إليه.

• الحماية عبر البريد الإلكتروني: ميزة OTP جديدة للبريد الإلكتروني.، والتي تمنع المستلمين الخارجيين من فتح المستند دون التحقق من عنوان بريدهم الإلكتروني وإدخال رمز التحقق المرسل إليهم.

• المصادقة عبر تطبيقات خارجية: يمكن اختيار تطبيق خارجي مثل Google أو Microsoft أو LinkedIn، ومطالبة المستلم بتأكيد هويته عبر حسابه باستخدام OAuth.

يمكن تعيين الحماية عند إرسال المستندات إلى المستلمين الخارجيين للتوقيع، وكذلك عند مشاركتها معهم للإطلاع.

خيارات أمان الروابط العامة

يمكن مشاركة المستندات عبر قنوات غير البريد الإلكتروني من خلال إنشاء ومشاركة الروابط العامة. لديك أيضًا خيار حظر الوصول إلى هذه المستندات في أي وقت.

لإلغاء رابط عام، يمكنك إما العثور على المستند الذي تعلم أنه يحتوي على رابط عام، أو:

• الانتقال إلى علامة التبويب المشتركة.

• النقر على الروابط العامة.

• انقر بزر الفأرة الأيمن على المستند المطلوب.

• انقر على مشاركة.

• في أسفل نافذة الحوار، بجانب "أي شخص لديه الرابط يمكنه الإطلاع على هذا المستند"، انقر على X.